Die Vereinigte IKK mit Sitz in Dortmund ist eine gesetzliche Krankenkasse, die aus dem Handwerk entstanden ist. Heute versichert sie Menschen aus allen Berufszweigen und hat sich zu einem modernen Dienstleitungsunternehmen mit etwa 130 Service-Centern in Bayern, Westfalen und Teilen Niedersachsens entwickelt. Die Vereinigte IKK gehört mit einer Bilanzsumme von zwei Milliarden Euro, über einer Million Versicherten, 110.000 Firmenkunden und rund 2.800 Mitarbeitern zu den TOP 20 der gesetzlichen Krankenkassen - von derzeit etwa 240 in Deutschland.


Hauptverwaltung Vereinigte IKK, Dortmund


Vereinigte IKK setzt seit 1999 auf atacama

Der Einsatz von EDV-Systemen des Bremer IT-Dienstleisters atacama zur Unterstützung der Fallführung hat eine lange Tradition in der IKK. "Die frühere IKK Südwestfalen bearbeitete bereits seit 1999 die kieferorthopädischen Fälle mit dem System und war damit einer der ersten Kunden in Deutschland", so Jürgen Eckert, Leiter des Referats Kieferorthopädie bei der Vereinigte IKK. Überzeugt durch die hohe Akzeptanz und die durchweg guten Erfahrungen erfolgte das Roll-out. Seit 01.01.2006 wird bei der Vereinigten IKK atacama I KFO auch für alle bayerischen Neufälle eingesetzt. Derzeit werden mit dem System flächendeckend 26.000 laufende Fälle bearbeitet.

"Wir haben uns durch die Softwareunterstützung ein effektiveres Fallmanagement, einen besseren Kundenservice sowie die Einsparung von Verwaltungskosten versprochen", nennt Eckert die Gründe für die EDVEinführung. Das sieht er im Rahmen der strategischen Partnerschaft zwischen atacama und ISKV gewährleistet.


Reibungslose Integration in ISKV

Diese Integration erleichtert den 19 Mitarbeitern im Referat Kieferorthopädie die tägliche Arbeit. Alle Behandlungspläne werden im Beleglesezentrum der Vereinigte IKK in Paderborn eingescannt und dann in atacama I KFO übernommen. Hier erfolgt eine automatische Fallprüfung. Die etwa 30.000 Rechnungen pro Quartal schickt die Kassenzahnärztliche Vereinigung (KZV) direkt an atacama, die die Beleglesung als Service erbringt, und die Rechnungen automatisch auf Plausibilität und Einhaltung der BEMARichtlinien überprüft. Nach der systemgestützten Rechnungskontrolle werden alle Briefe automatisch generiert und gespeichert. "Ist die Behandlung abgeschlossen, wird auf Knopfdruck automatisch der Erstattungsbetrag für den Versicherten errechnet und eine Anweisung über ISKV angestoßen. Eine Arbeit, die vorher sehr aufwändig war", schließt Eckert.


Positive Erfahrungen und hohe Akzeptanz

Durch die positiven Erfahrungen mit atacama I KFO bestärkt, arbeitet das Referat Zahnersatz seit dem 01.01.2005 mit atacama I ZE. "Auslöser war der Wechsel in der GKV zu einem befundorientierten Festzuschusssystem, was die Anforderungen an die Fallverwaltung deutlich erhöht hat. Das machte eine EDV-Unterstützung notwendig", erläutert Jürgen Kiemann, Leiter des Referats Zahnersatz bei der Vereinigte IKK. "Auch aufgrund stetig steigender Fallzahlen – 2007 etwa 160.000 Heil- und Kostenpläne – war das manuelle Handling nicht mehr möglich."

Der Arbeitsablauf für die 26 Mitarbeiter ist denen im Bereich KFO vergleichbar. Nach der Erfassung der Heil- und Kostenpläne in atacama I ZE werden sie automatisch geprüft. Über das System wird danach der gesamte Schriftwechsel angestoßen. Nach der Eingliederung der prothetischen Versorgung zahlt die Vereinigte IKK zuerst die monatlichen Mantelrechnungen der KZV´en. Im nächsten Schritt werden die abgerechneten Heil- und Kostenpläne per Beleglesung ins System gebracht und durch automatische Prüf- und Fehlermeldungen in atacama I ZE kontrolliert. Abschließend werden alle Daten mittels LWDASA-Schnittstelle nach ISKV übertragen.

"Die Erfahrungen mit den Systemen von atacama sind durchweg positiv und die Akzeptanz ist dementsprechend hoch. Die Benutzerfreundlichkeit ermöglicht unseren Mitarbeitern ein sehr schnelles Erlernen der Abläufe und gewährleistet eine intuitive Bedienung", zeigen sich Eckert und Kiemann unisono zufrieden.


IT-Unterstützung gewährleistet hohen Servicestandard

Durch die Integration von ISKV mit den atacama-Systemen hat der Kundenberater immer einen Überblick über den kompletten Behandlungsfall und kann Fragen schnell beantworten. "Das führt neben der einheitlichen Erfassung und Sachbearbeitung zu einer hohen Beratungskompetenz den Versicherten und Zahnärzten gegenüber. Nur so können wir unsere bekannten Servicestandards garantieren: Heil- und Kostenpläne werden z.B. spätestens binnen 48 Stunden abschließend bearbeitet. Das wäre ohne EDVUnterstützung nur mit einem deutlich höheren Personalaufwand möglich und dann nicht mehr kosteneffektiv", stellt Jürgen Kiemann einen wesentlichen Vorteil der atacama-Lösung für die Vereinigte IKK heraus.

Jürgen Eckert verweist auf eine deutliche Zeitersparnis und die Steigerung der Effizienz durch die papierlose Fallführung: "Wir müssen Behandlungspläne, Rechnungen etc. heute nicht mehr manuell in andere Systeme übertragen und absortieren. Jeder Mitarbeiter hat über die Versichertennummer einen schnellen und problemlosen Zugriff auf alle Daten. Auch die automatische Rechnungskontrolle und Errechnung der Erstattungsbeträge erspart uns viel Arbeit."

Die Sachbearbeiter erfahren durch die IT-Systeme ein hohes Maß an Unterstützung in ihrer täglichen Arbeit. "Das geschieht besonders im Bereich der Genehmigungen von Heil- und Kostenplänen durch verschiedene Automatismen sowie Prüf- und Warnhinweise. Im Anschluss können Abrechungen deutlich schneller und einfacher geprüft werden, so dass etwaige rechnerische Berichtigungen gegen die KZV´en umgehend eingeleitet werden können", führt Kiemann an. Nicht zuletzt erstellen die Referatsleiter heute schnell und unkompliziert verschiedene Statistiken, die ein wesentliches Mittel zur Betriebssteuerung darstellen.


Weitere Kosteneinsparungen durch digitale Signatur

Papierloses Arbeiten ist im Zahnersatz-Referat der Vereinigten IKK bereits an der Tagesordnung. Dennoch muss in Einzelfällen auf Papierdokumente zurückgegriffen werden, und es besteht eine Aufbewahrungspflicht, von der man sich künftig generell lösen möchte. Hat die Vereinigte IKK bis vor kurzem noch die Beleglesung teilweise als Dienstleistung an atacama vergeben, soll diese mit Hilfe der Softwarelösung atacama I KFO_RECH ab diesem Jahr komplett inhouse durchgeführt werden. "Dann können wir alle Dokumente mit einer digitalen Signatur versehen und müssen die Originale
nicht mehr archivieren, sondern können sie direkt nach dem Einscannen vernichten. Das spart uns deutlich Archivplatz. So werden wir ab etwa 2010, wenn die jetzt laufenden KFO-Fälle abgeschlossen sind, völlig papierfrei arbeiten können", wirft Eckert einen Blick voraus.

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Die Originalausgabe des IKK ISC Aktuell finden Sie unten im Anhang im PDF-Format.